Tujuan press release adalah mempublikasikan informasi dengan cepat sehingga memberi dampak yang signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, isi press release harus sesuai format dan struktur yang berlaku. Nah, apa saja sih bagian penting atau elemen yang wajib ada dalam press release?
7 Elemen Penting dalam Press Release yang Wajib Ada
1. Judul atau Headline
Judul atau headline adalah ringkasan isi siaran pers dalam versi singkat yang menarik dan mengundang orang untuk melakukan klik.
Ukuran judul biasanya lebih besar, yaitu 14 poin, bold (tebal), dan tidak lebih dari 70 karakter. Tujuannya, agar judul terlihat jelas dan bisa mudah dibaca, bahkan ketika audiens hanya melihat sekilas.
Usahakan pada judul terdapat keyword atau topik utama yang hendak Anda angkat. Selain bisa menjangkau audiens yang tepat, cara ini juga memudahkan bot Google menemukan topik tersebut dan memasukkannya ke halaman pencarian.
2. Dateline atau Tanggal
Penting menuliskan tanggal dan lokasi penerbitan siaran pers. Informasi ini menunjukkan kalau siaran pers memang ditulis secara khusus dan harus dipublikasikan pada tanggal yang telah ditentukan.
Selain itu, penulisan tanggal pada press release juga untuk memberitahu pembaca seberapa baru informasi tersebut dipublikasikan.
Penulisan tanggal sebaiknya lengkap dengan kota, tanggal, bulan, dan tahun. Kemudian letakkan di awal paragraf utama dan beri tanda hubung (-) untuk memisahkannya dengan paragraf.
3. Informasi Kontak
Pencantuman informasi kontak pada siaran pers untuk memudahkan audiens, awak media, maupun jurnalis untuk tahu secara persis siapa yang harus mereka hubungi ketika membutuhkan informasi lebih lanjut.
Ada dua cara penulisan kontak informasi. Pertama, menuliskan kontak informasi persis di bawah logo yang berada di bagian awal press release.
Isinya berupa nama dan alamat lengkap perusahaan, kemudian tambahkan nama narahubung, alamat email dan nomor telepon.
Cara kedua, menuliskan kontak informasi pada bagian akhir press release. Penggunaan cara kedua ini bertujuan agar perhatian audiens tetap bisa fokus pada informasi krusial pada judul dan paragraf utama.
Nanti jika audiens butuh kontak informasi, mereka biasanya sudah tahu bahwa kontak informasi bisa ditemukan pada akhir siaran pers.
4. Lead Paragraf (Paragraf Utama)
Lead paragraf adalah paragraf pertama dalam press release yang berfungsi sebagai pengantar sekaligus penarik perhatian, agar audiens terdorong untuk membaca keseluruhan isinya.
Mengingat jurnalis dan awak media banyak sekali membaca siaran pers dalam sehari, Anda perlu membuat paragraf pertama ini sangat menarik dan bisa langsung menjawab siapa,apa, di mana, kapan, dan mengapa siaran pers ini penting mereka baca (5W + 1H).
Oleh karena itu, pastikan paragraf pertama berisi gambaran singkat tentang informasi yang mau Anda sampaikan dan kenapa jurnalis dan awak media perlu segera mempublikasikannya.
Selain itu, masukkan juga informasi tentang mengapa masyarakat luas juga perlu mengetahui isi siaran pers Anda.
5. Body Paragraph (Paragraf Isi)
Setelah lead, maka selanjutnya Anda perlu menuliskan body paragraph. Pada bagian ini, jelaskan lebih detail informasi yang hendak Anda publikasikan.
Dimulai dari yang paling penting, kemudian diikuti dengan penjelasan-penjelasan berikutnya sebagai pendukung.
Syarat penulisan body paragraf dalam press release, yaitu:
- Cukup menuliskan keseluruhan informasi dalam 2-3 paragraf saja.
- Setiap paragraf terdiri dari 3-4 kalimat pendek sehingga isinya lebih mudah dipahami.
- Boleh menggunakan data statistik, grafik, atau infografis agar tampilan informasi lebih menarik.
Lalu jika ingin awak media dan jurnalis meliput berita Anda secara lengkap, tambahkan informasi pendukung untuk liputan acara, cara melakukan RSVP, dan jadwal lengkap acara liputan dilakukan.
6. Quotes (Kutipan)
Dalam press release, menyertakan beberapa kutipan yang memperkuat isi dan menjadi nilai tambah akan memperjelas penting tidaknya siaran pers Anda diliput dan disebarluaskan oleh media.
Idealnya, kutipan harus berada dari pemangku kepentingan utama di dalam perusahaan, pihak yang berwenang, atau tokoh ahli dalam bidang atau industri terkait.
Gunakan kutipan yang paling sesuai yang bisa menekankan betapa pentingnya informasi yang ada dalam siaran pers mempengaruhi industri atau kelompok pelanggan tertentu.
7. Penutup: Boilerplate & Call to Action (CTA)
Bagian terakhir dari siaran pers disebut boilerplate, yaitu harus ada bagian yang menjelaskan tentang perusahaan Anda.
Nah, pada bagian “About” atau “Tentang” perusahaan, cantumkan latar belakang perusahaan, penghargaan, dan informasi menarik lainnya.
Jangan lupa, tambahkan ajakan agar audiens melakukan suatu tindakan, misalnya berkunjung ke situs web perusahaan. Untuk itu, sertakan juga hyperlink atau URL situs Anda.
Masih belum benar-benar paham mengenai press release? Anda bisa kok berdiskusi dengan tim Content Collision yang sudah berpengalaman dalam membantu banyak brand merilis siaran pers yang berkualitas. Atau jika Anda ingin mencoba membuatnya sendiri, ikuti Tips Efektif Membuat Press Release yang Eye Catching.
